Kategori : Muhasebe Programları

Bir işiniz var ise gelir ve giderlerinizi takip etmek için bir muhasebe yazılımına ihtiyaç duyarsınız Bu yazılım ile alakalı atacağınız ilk adımdır aslında. Ancak, çoğu işletme sahipleri yalnızca vergi ödemek veya kredi ile alakalı  bir işlem  gerektiğinde bir muhasebe yazılım programı satın almayı düşünür.

Peki, ihtiyaçlarınıza uygun bir muhasebe yazılımı nasıl seçilir?. Günümüz piyasasında çok fazla miktarda ürün olduğu için bu durum biraz kafa karıştırıcı olabilir. Bir muhasebe sistemine yatırım yapmadan önce dikkate almanız gereken bazı önemli filtreleme kriterlerini listeleyip işinizi biraz kolaylaştırmak istedik.

Yazının sonunda  adım adım karar vermenize yardımcı olacak ipuçları bulacaksınız.

@@52@@

Kusursuz bir muhasebe yazılımı seçmenin 8 adimi

1) Çevrimiçi veya Çevrimdışı

Kendinize sormanız gereken ilk soru

- Çevrimiçi bir yazılım mı yoksa masaüstü tabanlı bir çevrimdışı yazılımı mı olmalı? Arasındaki fark nedir? Günümüzde çoğu işletme, geleneksel çevrimdışı yazılımlara göre daha avantajlı olduğu için bulut tabanlı yazılımları tercih ediyor. Ancak, perakende mağazaları gibi bazı işletmeler hız gerektirir ve her zaman internet aktif olmayabilir.. Onlar için çevrimdışı POS (Satış Noktası) sistemleri en iyi seçimdir.

Bulut Muhasebe Yazılımı Programının  Avantajları:

-Hiçbir şey kurmanıza gerek yok. Sadece hesap açin ve kullanmaya başlayın

-Güncellemeyi dert edinmenize gerek yok. Bütün değişiklikler otomatik olarak güncellenir.

-İstediğiniz zaman istediğiniz yerden kullanabilirsiniz

-Sistem yedekleme ve bakim islerini de üstlenir, ki bu sizin için maliyetten tasarruf demektir.

-Bütün ofiste bilgileriniz daima senkronizedir.

-Diğer depolama(cloud) uygulamalarıyla entegre edilebilir

Masaustu Tabanli veya Cevrimdisi Bir Yazilim Satin Alman Gerekirse

 - Eğer çevrimdışı ya da masaüstü yazılımı satın almanız gerekiyorsa:

-Bir perakende satış mağazası almalı ve hesaplar üzerinden  yüzlerce fatura oluşturmalısınız.

-İşyerinizde internet bağlantısına gerek yok.

@@92@@

2) Veri Güvenliği

 Çevrimdışı bir muhasebe paketi almayı tercih ettiyseniz bu noktayı atlayın. Ancak  İleriye dönük olarak düşünerek bir online muhasebe uygulaması almayı  düşünürseniz, işte burada  veri güvenliği kontrol edilmesi gereken en önemli özelliktir.

Kontrol edilecek önemli noktalar :

- Şirkete uygulama verilerini nasıl depoladıklarını sorun. Çoğu durumda, bu bilgiler kendi web sitelerinde mevcut olacak. İşte bir örnek. Güvenilir depolama (cloud) hizmeti sağlayıcılarından bazıları Amazon ve Rackspace'dır. Muhasebe yazılımı sağlayıcınız uygulamayı kendi sunucularında bulunduruyorsa, veri güvenliği için aldıkları güvenlik önlemlerini sorun.

 - Bu servislerin HTTPS bağlantısını kullanıp kullanmadığını kontrol edin. Bunu kontrol etmek çok basit - sadece uygulamayı açın ve adres çubuğundaki URL'nin https: // ile başlayıp başlamadığını kontrol edin. Normalde bu kısım yeşil renkte vurgulanır. Güvenlik sertifikasını görüntülemek için bu ibareyi  tıklayabilirsiniz. HTTPS protokolü, bilgisayarınızdan yazılım şirketinin sunucularına aktarılan verilerin güvenli bir şekilde şifrelenmesini ve bilgisayar korsanları tarafından görüntülenmesinin engellenmesini sağlar.

 
3) Özellikler

Bir muhasebe yazılımında mutlaka ihtiyaç duyduğunuz temel özelliklerin bir listesini yapın.

İyi bir muhasebe paketi için gerekli bazı özellikler:

-Faturalarınızı oluştururken görünümünü kişiselleştirmek -Giderlerinizi  kategorilere ayırmak  ve takip etmek. 

-Stokları , içe doğru stok hareketlerini ve gereksiz giderlerinizi yönetmek 

-Banka işlemlerini içe aktararak banka ile anlaşmak 

-Satın alma siparişleri (PO) oluşturmak ve envanter alımlarını kaydetmek.

-Vergileri düzenlemek ve yönetmek -Kayıtları günlük olarak girmek 

-Müşterilerin ve satıcıların listesini yapmak -Hesap borçlarını ve alacaklarını kaydetmek

-Bilanço, Kâr ve Zarar tablosu ve Deneme Bakiyesi bilgilerini girmek 

-Yeni ekip üyelerini eklemek.

Sahip olduğu iyi özellikler: 

-Çok dövizli işlemlerini destek

-Çalışanları yönetmek ve maaşları işlemek için seçenekler

- Projelere göre  işlemleri sınıflandırma

 -Her takım üyesi için erişim kontrolü 

@@324@@

4) Kullanıcı Ara yüzü ve Karmaşıklık

İşletme sahiplerinin çoğunun herhangi bir muhasebe geçmişi yoktur. Uygulamayı kullanacak olan bir muhasebeciniz varsa, bir işyeri sahibi olarak, giriş yapabilmeniz ve kontrol etmeniz gerektiğini unutmayın. Ayrıca, çalışanlarınızın yazılımı öğrenebilmesi için uygulamanın yeterince kolay olması gerekir.. Eğitime harcanacak paradan kaçınılmalıdır. Yazılım hayal edebileceğiniz her türlü özellik ile doldurulmuşsa, ekibiniz için kullanımı zorlaşacaktır. Dolayısıyla, basit bir kullanıcı ara yüze sahip ve gereksiz özelliklere barındırmayan bir yazılım araştırın. İyi bir ara yüz, önemli görevlere odaklanmayı kolaylaştırır ve öğrenme sürecini kolaylaştırır.  

5) Ölçeklenebilirlik

Pek çok işletme, satın alırken o an ki ihtiyaçlarına uygun bir uygulama satın alarak  hata yapar. Daha sonra, işler büyümeye başladığı zaman, muhasebe yazılımı büyümeyle başa çıkamaz ve sonunda işletme  başka bir yazılıma geçmek zorunda kalırlar. Halihazırda kullanılan bir sistemden tamamen yeni bir yazılıma geçemek ve bu süreçte veri taşımak sancılı  olabilir.  Bu nedenle, ihtiyaçlarınız ile ölçeklendirilebilecek bir muhasebe yazılımı seçmek en doğrusudur. Bazı yazılımlar, ürünün yalnızca bir sürümünü sunar ancak  bazıları işin türüne veya  boyutuna bağlı olarak aşamalı olarak ilerleyen sürümlere sahiptir. Başlangıç seviyesi sürümünün yanı sıra şu anda ihtiyaç duymayacağınız, ancak gelecekte ihtiyaç duyacağınız ,özellik bakımından  zengin sürümleri tercih edin.  

6) Çıkış seçenekleri 

Satın aldığınız şirketin faaliyetlerini durdurup durdurmadığını veya satın almadan  bir süre sonra çok fazla hata ile karşılaştığınızı düşünün. Bu gibi durumlardan sakınmak için, muhasebe yazılımının veri aktarma olanağı sağladığından emin olun. Diğer yazılımlarla dosya alışverişi yapabilmek için, yazılımların çoğu excel dosya türünü desteklediği için sizin yazılımınız da exceli desteklemeli. İyi bir kullanıcı olarak, verilerinizi düzenli aralıklarla her zaman yedeklemelisiniz.

7) Gizli Maliyetler 

Bazı yazılım sağlayıcıları destek veya geliştirme çin ücret alabilir. Bazen, temel bir yazılım uygun bir fiyata  sağlanır ancak daha sonra “eklentiler” satın almak veya “bakım ücreti” ödemek zorunda kalırsınız. Bu nedenle satın almayı düşündüğünüz yazılımla alakalı herhangi bir ek  maliyet oluşup oluşmadığını  kontrol edin.  Bunu bilmenin en iyi yolu, yazılım firmasının web sitesinin fiyatlar kısmını kontrol etmektir. Ek hizmetler satın alınması gerekiyor ise bunlardan bahsedilecektir.  

8) Satış Sonrası Destek

Muhasebe yazılımı seçilirken  en önemli ama en çok göz ardı edilen şeydir satış sonrası destek. Yazılım iyi veya kolay olsa bile desteğe ihtiyacınız olacak. Sorun yaşadığınızda muhatap bulamıyorsanız tüm yatırımınız boşa gidecektir. Bazı muhasebe programlarının ucuz olmasının sebeplerinden bir tanesi de satış sonrası destek eksikliğidir. Destek maliyetleri fiyat tekliflerine dahil değildir.Bu tür tekliflerde maliyetleri hesaplamalısınız. Desteği kontrol etmenin en iyi yolu - mesaj göndermek veya destek numarasını aramak ve nasıl yanıt verildiğini görmektir. Yanıt süresine ve yanıt kalitesine dayanarak, destek altyapıları hakkında bilgi edineceksiniz.  

İyi bir muhasebe programı seçmek için 5 adım:

1-Uygulamayı kullanacak olan çalışanlarla konuşun

İşlerini yapmak için tam olarak neye ihtiyaç duyduklarını öğrenin. Muhasebe ihtiyaçlarını anladıktan sonra, bunun listesini yapın ve güncel tutun.

2-Bütçenizi bilin 

Şu an kş bütçenizi öğrenin.Bu, seçeneklerin neredeyse yarısını egale etmiş olursunuz.

3-Araştırın ve  kısaca listeleyin 

Google en iyi arkadaşınızdır ve araştırmanıza başlamak için başlangıç noktanız olmalıdır. Yazılım karşılaştırması yapan  sitelere ve mevcut kullanıcı yorumlarına  göz atın. Yazılım isimlerini basit bir e-tabloda listeleyin. Ve en önemlisi Sistembul.com'daki muhasebe ve finans programlarını inceleyin..

4-Bir demo planlayın 

Yazılım sağlayıcısının web sitesini ziyaret edin ve demo için istekte bulunun. Demo sırasında işinizle ilgili sorular sorabilirsiniz. Varsa, uygulama ile ilgi izlenecek videoları izleyin.

5-Deneme yapın 

Herhangi bir muhasebe programı  almadan önce mutlaka bir deneme yapın. İşletmenizle ilgili kukla işlemler girin ve raporların doğruluğunu kontrol edin. İşnizle alakalı örnek işlemler girin ve raporlama doğruluğunu kontrol edin. Eğer her şey yolunda görünüyorsa, artık her şey hazır ! Sonuçİşletmeniz için iyi bir muhasebe yazılımı bulmak kolay  değildir. Emeğinizi ve paranızı tek bir muhasebe sistemine yatırdıktan sonra başka bir yazılıma  geçmek çok zor olacaktır. Dolayısıyla, satın almadan önce hayal kırıklığı yaşamamak için daha fazla zaman harcamak ileriki aşamalarda  hayal kırıklığı yaşamanızdan daha iyidir.

@@148@@

İşletmeniz için bir muhasebe paketi aramaya başladınız mı?

Sizin için en uygun muhasebe programları  sistembulda kategorize edilmiş halde..

Lütfen düşüncelerinizi aşağıdaki yorumlar bölümünde paylaşın.