Kategori : Proje Yönetim Sistemleri

Bir firmada çalışan herkes verimli bir organizasyon yapısının şart olduğunu bilir. Firmanızın yaptığı iş türüne bağlı olarak, müşteri projeleri, içerik oluşturmaktan, pazar analizi ve web geliştirmelerine kadar farklı gündemleri ve zaman çizelgeleri bulunan birden çok ekibin katılımını sağlar.

Şanslı iseniz, masanızı yapışkan notlarla doldurmanızın ötesinde verimli bir gün geçirir,  her şeyin yolunda gideceğini umarsınız. Ve ya, şanssız iseniz, sabah yapılacak işler listenizi açarsınız ve kâbus dolu bir iş günü geçirme korkusu yaşarsınız.

Proje yönetimi ihtiyaçları genellikle, bireysel çalışmanın takım halinde çalışmayla ortak gitmesi gereken projelerden kaynaklanmaktadır. Firmanız büyüyor, bu nedenle proje yönetimi yazılımına geçme ya da daha gelişmiş bir yazılımla değiştirme aşamasındasınız. Düzinelerce seçenek var, ancak firmanız için en iyi yazılım platformunu seçmeniz gerekiyor. Şu andaki değerlendirmemize dayanarak, sizi ve ekibinizi organize tutacak bir sistem ararken düşünmeniz gereken üç temel şey tespit ettik.

1) Ekstra Görevler için Kişisel Yapılacaklar Listesi Oluşturma Yeteneği

Proje yönetimi yazılımı, görevlerinizi ekibin geri kalanına atanan görevlerden ayıran kişisel yapılacaklar listesi oluşturmanıza izin vermelidir. Bu, normal aylık iş akışınızla alâkalı olmayan 'yapılacaklar' açıldığında özellikle gereklidir. Kişisel listeler, ayın takvim gündemi değiştirilmeden, ekstra işleri unutmamanızı sağlar.

Ayrıca, herhangi bir işbirliğinin gerekli olmadığı durumlarda da proje için atanan işlerin ortada kalmaması gerekir.

Projedeki adımlara bağlı olarak, iş listesinde aylık onlarca görev olabilir. Bu görevlerden bazıları bir kaç saat sürer, ancak bazıları ise yalnızca birkaç dakika sürer, ancak hepsi ekibin görebileceği listeye giremez. Bu, listeyi karmaşıklaştırarak ve projenin tamamlanma durumunu görselleştirmeyi zorlaştırarak herkesi hayal kırıklığına uğratabilir. Bu da proje yönetim sisteminde bulunması gereken zorunlu bir özelliktir.

@@365@@

2) Tamamlama Yüzdesi

Kullandığınız proje yönetimi yazılımınızdan memnun kalmanızı sağlayacak nedenlerinden biri, bir projenin ya da bir görevin zaman çizelgesinin neresinde olduğumuzu bize görsel olarak gösterme yeteneğine sahip olmasıdır. Büyük proje yönetimi yazılımı sadece to-do listesini kontrol ettirmez; ayrıca ekibinizin projeyi tamamlamasına ne kadar yakın olduğunu görmenize de yardımcı olur.

Bir işin iş akışı içinde tamamlanma durumunu görsel olarak göstermenin harika bir yolu var: Alt görevleri kullanmak. Mesela ortak görevlerden biri "X ayı için bir editör takvimi oluşturmak olsun. Bu görev beş adıma sahip ve tamamlanması genellikle altı ila sekiz saat sürüyor. Alt görev atamak benim takip etmemi sağlıyor, çünkü hatırlamak zorunda kalmadan aynı görev altındaki beş adımın hepsini hatırlama ihtiyacı ya da unutma stresi taşımadan listeleyebilirim. Alt görevler ayrıca, proje yöneticinize, her ikinizin ekstra zaman ayırmanıza gerek duymadan, görevin tamamına ne kadar yakın olduğunuzu bilmemize yardımcı olur.

3) İşbirliği Geliştirme

Son ama belki de en önemlisi, proje yönetimi yazılımının önemli bir işlevi de işbirliği. Yapılacakları liste yapmak çok güzel ve ekibin projenin tamamlanma açısından nerede olduğunu görmek yararlı ancak işbirliği, yaratıcılığın meyvesidir.

Kaliteli proje yönetimi yazılımı, ortak çalışanların bir görevi yerine getirmelerini sağlarken, birden fazla kişiye görev atayarak ve projeler hakkında tartışmayı teşvik eder ve bunun için etiketleme destekleyen ortak araçlar içerir. İşbirliğini destekleyebilen proje yönetimi yazılımı, sadece yapılacakları hatırlatan bir programdan daha fazlası demektir. Bu özellik takım arkadaşları ile olan çalışma ilişkilerimizi önemli bir noktaya taşır.

@@1447@@

Yeni Bir Sisteme Geçiş Yapın

Firmanızın faaliyetleri ne olursa olsun, eğer masanızın üzerinin not kâğıtlarından görünmez hale gelmesinden başka bir sebep yoksa büyük olasılıkla, proje yönetim yazılımı kullanıyorsunuz demektir. Neye dikkat edileceğini bilmek ilk adım olmakla birlikte, yeni platformları denemek ve yeni bir sistem üzerinde risk almak için istekli olmak da aynı derecede önemlidir.

Ajansınızla en iyi şekilde çalışan proje yönetimi yazılımını bulduğunuzda, yapılacaklar listenizi artık açmaktan korkmayacaksınız