Kategori : Muhasebe Programları

İşletme sahipleri için yapılan işlemler kadar bu işlemlerin takibi de büyük bir önem taşımaktadır. Bu takip ve raporlama, dosyalama işleriyle bilindiği üzere genel muhasebe ilgilenmektedir ama artık ön muhasebe kavramı gün geçtikçe literatürümüzde popülaritesini artırmaktadır. Buradan da anlaşılacağı üzere ön muhasebe kavramının ortaya çıkması, onun genel muhasebe ve özelliklerinden ayrıldığını göstermektedir. Genel olarak muhasebe, alım satım, tahsilat gibi finansal işlemlerin düzenlenmesi raporlanması ve takibini kapsarken ön muhasebe, bahsedilen bu işlemlerin şirket tarafıyla alakalıdır. İşlevsellik açısından düşünürsek bir işletme için muhasebe ile kıyaslandığında yeri geldiğinde daha kritik bir yer alabilir ve ön muhasebe bilindiği üzere şirket bünyesinde tutulmaktadır. Ön muhasebe şirketin gelir ve gideri, nakit parası, çek-senet ve stokları gibi işletmede büyük önem taşıyan temel finansal unsurların takibini yapmak için kullanılır. Ayrıca ön muhasebe alanında çalışan kişiler ön muhasebe/ön büro elemanları olarak adlandırılmaktadırlar. Ön muhasebe, içinde çok kritik işlemler barındırmaktadır ve bu ön muhasebe tutumu, defter, excel ve ön muhasebe programı kullanılarak çeşitli yöntemlerle yapılabilmektedir. Bu bağlamda ön muhasebe günümüzde, bir şirketin finansal faaliyetlerinin tertiplenmesi ve her türlü işlemin, hesabın kayda alınıp izlenmesi açısından büyük önem taşımaktadır.

Ön muhasebe ile ilgili unsurlar ve işlevleri

Az önce kritik işlemler diye bahsettiğimiz unsurlar bu başlık altında toplanabilir. Bir şirket için yeri geldiğinde hayatı önem taşıyan bu işlemler aşağıdaki gibi sıralanabilir ;

1-Müşteri-tedarikçi(cari) hesap takibi

Şirketin müşteri ve tedarikçi ile arasında geçen her türlü alım satım, tahsilat ve ödemeler gibi işlemlerin toplandığı, borç ve alacak takibinin yapıldığı hesaptır.

2-Kasa/banka hesabı takibi

Şirketin kasasında ve banka hesaplarında bulundurduğu nakit paranın, banka hesabı üzerinde yaptığı işlemleri ve kasaya giren çıkan nakit paranın kaydedilip izlendiği takiptir.

3-Fatura ve irsaliye işlemleri/takibi

Yapılan alım satımlardan sonra kesilen faturaların belgelenmesi ve tertiplenmesini kapsayan takiptir. Bu faturalar ve irsaliyelerin düzenli ve doğru takibi, işletmeler için ileri vadede büyük bir önem taşımaktadır.

4-Çek ve senetlerin takibi

Nakit dışında yapılan ödemelerden olan çek ve senetlerin takiplerinin yapılması ve düzenli olarak kayıtlarının tutulmasıdır.  Bu takip, şirketin bütçesi ve işlemleri için tıpkı diğer takipler gibi büyük önem taşımaktadır.

5-Stok giriş ve çıkışının takibi

Şirketin bünyesinde bulunan mal stoğunun takibinin, sayımının, incelemesinin yapılması işlemidir. Malların gördüğü ilgi ve onların sayısı açısından işletme başarısı adına bu takip türü gayet önemlidir.

6-Çalışanların takibi

Şirket bünyesinde çalışan tüm çalışanlar ile alakalı finansal işlemlerin takibidir. Maaş avans, prim gibi giderlerin takibi ve hesabı bu takip içindedir. Finansal planlama ve şirket istikrarı/geleceği açısından önem taşıyan bir takip türüdür.

Ön muhasebe nasıl tutulur?

Öncelikle ön muhasebe tutma ile ilgili en önemli şey dikkattir. Hesapların takibinde, incelenmesinde dikkat anahtar rol oynamaktadır. Ön muhasebe, gün başında kasadaki rakamın gün boyu yapılan tahsilatlar, satışlar, ödemeler gibi finansal işlemlerin ardından gün sonunda elde edilen rakamla kıyaslanmasına dayanır. Eğer ki yapılan işlemler göz önünde bulundurulduğunda, ilk rakam ve son rakam arasında bir problem varsa hesaplamalar tekrar tekrar yapılırdı. Ve tekrar yapılan hesaplamalarda hata tespiti için yapılan her bir finansal işlem tek tek kontrol edilmekteydi. Ayrıca sistemlere not edilen girdilerin hatasız olması ön muhasebe tutma konusunda büyük bir yere sahiptir. Bunlar da eski yöntemlerle epey zor bir işti. Bu bahsettiğimiz ön muhasebe ve tutulmasının süreci ile ilgili zaman içinde farklı metodlar ve araçlar geliştirilmiştir.

Ön muhasebe tutmak için uygun araçlar/yöntemler nelerdir?

Ön muhasebe tutarken defter, excel ve ön muhasebe programı gibi çeşitli araçlara başvurabilir ve işlerimizi hallederiz. Genel hatlarıyla bu 3 yöntemi anlatalım sizlere;

1-Muhasebe Defteri

Bilinen en eski ve geleneksel yöntem defter aracılığıyla işlemlerin kaydedilmesidir. Tamamen manuel olan bu yöntem/araç, zahmetli ve riskli bir yöntemdir. Her bir veriyi işlemi ön muhasebe çalışanı deftere kendi yapıp kaydeder. Zaman ve emek açısından pek verimli ve güvenilir olduğu söylenemez defter tutmanın. Sonuçta bu defter kaybolabilir, deforme olabilir ve bunun gibi birçok problemle karşı karşıya kalınabilir. Yeni nesil ve getirdiklerine adapte olamamış zihinler için ilk tercih olsa da genel anlamda artık pek rağbet görmeyen, sorgulanabilir bir yöntem/araçtır.

2-Excel

Muhasebe defterine paralel olarak onun bir tık daha sistematik ve konforlu hali olarak Excel kullanımını örnek verebiliriz. Deftere yapılan kaydetme ve buradan yapılan takip işleminin neredeyse aynısının elektronik bir bağlamda yapıldığını düşünün. Konfor ve düzen açısından defterden daha çok avantajlı olsa bile iyi bir excel kullanıcısı değilseniz, excelin kendi içinde olan komplikeliği sizi biraz zorlayabilir. Pratiklik ve kullanım bilgisi gerektiren bir araçtır. Aynı zamanda defterin kaybolması, deforme olması gibi excel kullanımında da yalnızca bilgisayarda tutulduğu takdirde, yedeklemesizse yapılan işlemler, bilgisayarın ya da sistemin çökmesi ya da direkt bilgisayarın başına çalınması gibi problemler ortaya çıkabilir. Düzenli yedekleme ve hakimiyet gerektiren bu sistem artıları ve eksileri olan, ama deftere göre bir tık daha uygun bir yöntem gibi görünmektedir.

3- Ön Muhasebe Programı

Bu iki sorgulanabilirliği yüksek araç/yöntem dışında bir diğer seçenek ise ön muhasebenin, şirket içinde belirli ön muhasebe programı ya da ön muhasebe programları aracılığıyla tutulmasıdır. İyi hazırlanmış bir ön muhasebe programı, bu işlemleri yapmanızda size büyük kolaylıklar sağlayabilir. Ön muhasebe programı kullanımı ile birlikte zaman, emek vs. anlamında işletmelerin büyük kazançlar sağlayabileceğini düşünüyoruz. Devir yazılım/program devri ve ön muhasebe programları da bu alanda kısa sürede yer edinmeyi başarmışlardır. Ayrıca çevrimiçi ön muhasebe programı aracılığıyla veriler, bulut sistemi ile güvende tutulabilmektedir. Ön muhasebe programı kullanarak aşağıdaki konularda rahatlığa erişebilirsiniz;

• Verilerin güvenliği
• Anlık erişim
• Finansal işlemlerin hızlı ve konforlu takibi
• Anlık ve güvenilir raporların hazırlanması
• Zaman ve emek açısından kâr elde edilmesi.

Yani bu yöntemler ve özelliklerinden anlayacağınız üzere içinde bulunduğumuz dönem ve şartları açısından işinize en uygun seçenek ön muhasebe programı kullanımı gibi gözüküyor. Tabii bu yine de size kalmış.