Kategori : Doküman Yönetim Sistemleri

Döküman yönetim sistemi tam olarak söylediklerini yapar;Dökümanlarınızı yönetir.

Ancak, yalnızca standart dosya yönetiminin ötesine geçen bir EBYS'yi (Elektronik belge yönetim sistemi) seçtiğinizde, şirketinizin şu anda sahip olduğundan daha geniş bir gereksinim yelpazesini karşılayabileceğini göreceksiniz.

İşte tam olarak neden bir EBYS'ye ihtiyacınız var.

1. Fiziksel Dosyalama Masraflıdır ve Zahmetlidir

Öncelikle ilk şeyler, şirketler gerçekten çalışanlarını saatlerce süren fiziksel dosyalama işlerine değecek şekilde mi sürdürmeli diye dorgulayarak başladı.

Sadece kağıt, zaman ve organizasyon bakımından yetersizdir, aynı zamanda muazzam bir fiziksel alan kaybıdır.

Bir EBYS ile, bu fiziksel dosyalar dijital olarak güvenli bir şekilde saklanabilir ve bu da sıkışık dosyalama salonunu ekstra ofis veya boş zaman alanı için serbest bırakır.

2. Verileriniz Önemlidir

Şirketiniz hassas verilerle ilgilenirse, kağıt doldurma işlemi daha karmaşık hale gelir.

Dosyaların sadece fiziksel olarak güncellenmesi ve düzenlenmesi değil aynı zamanda fiziksel olarak da korunmaları gerekir. Odaların mühürlenmesi gerekiyor, dolapların kilitleri olması gerekiyor ve sadece bazı ekip üyelerinin anahtarları kullanmasına izin veriliyor.

Yine de bir EBYS, bu güvenlik işlemini parola koruması, güvenli bulut sunucuları ve rol tabanlı kullanıcı izinleri gibi özellikler aracılığıyla kolaylaştırır. Siz de yer ve zamandan tasarruf edersiniz.

@@42@@

3. Dosyalarınızı Bulmak İçin Mücadele Etmeyin

 Kolayca ulaşın

Şirketiniz mükemmel bir dosyalama sistemi uygulamak için zamana sahip olsa bile, genellikle masanızdan ayrılmak ve fiziksel olarak bir klasör veya Döküman bulmak zorunda kalmak bir angarya ve zaman kaybıdır.

Sonunda aradığınızı bulduğunuzda, kontrol etmeniz, masanıza getirmeniz ve günün sonunda bir kez daha dosyalamanız gerekir. Enerji ve zaman kaybının ne kadar çok olduğunu siz de görebilirsiniz.

Döküman yönetim sistemi, bir kez daha tüm süreci sorunsuz hale getirir, masanızdaki dosyaları aramanıza, önizlemenize, dijital olarak kontrol etmenize ve daha sonra yapmanız gerekenlere geri dönmenize olanak sağlar. İşte bu kadar kolay.

4. İçerikleriniz Düzenli Bir Şekilde Birarada Değildir

Dökümanlar bir assettir, ancak şirketiniz fotoğraf ve video gibi medya varlıklarıyla ilgileniyorsa, dosyalama sisteminiz dijital olabilir.Ancak bu organize olduğu anlamına gelmez.

Ofisinizin işletim sisteminin dosyalarına ve klasörüne güvenerek, medya varlıklarınız için risk yaratırsınız; kolayca kaybolur, silinir, gereksiz yere çoğaltılır veya bunlara erişimi olmayan çalışanlar tarafından görülme ihtimali olur.

Doküman yönetim sistemi, dokümanları, görüntüleri, videoları ve diğer dosya formatlarını idare edebilecek yapısal bir sistem sağlayarak bir kez daha işinizi kolaylaştırır.

@@41@@

5. Ofis Dışındayken Dosyalarınıza Güvenli Erişime İhtiyacınız Vardır

Fiziksel bir dosyalama sistemindeki en büyük sorun, dosyalama odasından başka hiçbir yerden erişilememesidir. Benzer şekilde, dijital olarak depolanan medya varlıklarına yalnızca ofis içindeki bilgisayarlardan erişilebilir.

Ancak, bir doküman yönetim sistemi ile tüm verilerinize internet bağlantısı olan herhangi bir bilgisayardan erişebilirsiniz. Ayrıca , Döküman Yönetim Sistemi’niz bir iOS ve Android uygulamasına sahipse , akıllı telefonunuzu veya tabletinizi elinizde bulundurduğunuz sürece, dosyalarınızı dünyanın herhangi bir yerinden görüntüleyebilirsiniz.