Kategori : Doküman Yönetim Sistemleri

Dosya dolaplarının ofisin her duvarını kapladığı günleri hatırlıyor musunuz? Yoksa kâğıt kayıtların değerli kare görüntüleri alması ve düzenli kalmasını zorlaştırması hâlâ geçerli mi? Neyse ki, günümüz dijital dünyasında, herhangi bir şirketin dokümanlarının hem organizasyonunu hem de erişilebilirliğini geliştirmek için doküman yönetim yazılımımız var.

Fakat bir doküman yönetim sistemi seçerken nereden başlamalı? Ne de olsa, birçok farklı satıcının bulunduğu kalabalık bir Pazar var. Bu kılavuz, doküman yönetim sistemlerinin temellerini anlamanıza yardımcı olacak ve tedarik süreci için size bir yol haritası sağlayacaktır. Ayrıca, aralarından seçim yapabileceğiniz güvenilir bir kısa liste istiyorsanız, sistembul doküman Yönetim Sistemleri listesini her zaman inceleyebilirsiniz .

Doküman Yönetim Sistemi Nedir?

Doküman yönetim sistemleri, kuruluşunuzun tüm dijital ve kağıt dokümanları düzenlemek için temel olarak kullanabileceği elektronik dosya dolaplarıdır. dokümanların basılı kopyaları doğrudan bir tarayıcıyla doğrudan doküman yönetim sistemine yüklenebilir. Çoğu zaman, doküman yönetim sistemleri, kullanıcıların depolanan tüm dosyaları düzenlemek için kullanılabilecek meta veri ve etiketleri girmelerine izin verir.

Çoğu doküman yönetimi yazılımının, kullanıcıların en geniş kapsamlı doküman kitaplıklarında bile uygun dosyaya erişebilmeleri için hızlı bir şekilde gezinmelerini sağlayan yerleşik bir arama motoru vardır. Peki Hassas dokümanları saklama konusu? Endişelenmeyin - çoğu doküman yönetim sistemi izin ayarlarına sahiptir ve yalnızca uygun personelin ayrıcalıklı bilgilere erişmesini sağlar.

Aşağıda en önemli doküman yönetimi özelliklerinden bazılarını listeledik:

• Kelime işlem dosyaları, e-postalar, PDF'ler ve elektronik tablolar dahil olmak üzere çeşitli doküman türlerinin depolanması
• Anahtar kelime araması
• Bazı dokümanlara izinli erişim
• Hangi kullanıcıların hangi dokümanlara eriştiğini görmek için izleme araçları
• dokümanları düzenlemeleri izleyen ve eski sürümleri geri alan sürüm araçları
• Eski dokümanların ne zaman silinebileceğini düzenleyen kontroller ve iş akışları
• dokümanlara erişmek, düzenlemek ve paylaşmak için mobil cihaz desteği

Doğru doküman yönetim sistemini seçmek, kurumsal ihtiyaçlarınızı doğru bir şekilde değerlendirmekle başlar. Yarasadan hemen çıkmanız gereken en büyük seçeneklerden biri, şirket içi veya bulut tabanlı bir çözüm isteyip istemediğinizdir. Her bir sistem tipi aynı işlevi sunar, ancak bakımın gerçekleştirilme ve verilerin depolanma biçiminde birkaç temel fark vardır.

@@1384@@

Yerinde Doküman Yönetim Sistemi

Yerinde bir çözüm, kendi sunucularınızı ve depolama alanınızı kullanmanızı gerektirir; bu, kendi bakımınızı yapmanız gerektiği anlamına gelir. Ayrıca, tüm verilerinizin güvenliğinden de siz sorumlu olacaksınız, bu nedenle verileri yedeklemek önemlidir. Bu seçenek genellikle yüksek teknik talepleri nedeniyle özel BT kaynaklarına sahip büyük şirketler için anlamlıdır, ancak aynı zamanda kendi sisteminizi doğrudan kontrol altına almanızı sağlar. Satıcıdan gelen teknik destek ve yazılım güncellemeleri, genellikle yıllık bir üyelik paketini sürekli olarak yenilemeyi isteyip istemediğinize bağlıdır.

Artıları: Kendi kendine barındırılan bir doküman yönetim sisteminin en büyük yararı, sisteminizi her zaman kontrol altında tutmanız ve çalışır durumda tutmak için başka kimseye güvenmemenizdir.Siz de internete bağımlı değilsiniz. Çevrimiçi bağlantınız koparsa, hala tüm dokümanlarınıza erişebilirsiniz.

Eksileri: Dezavantajı , büyük yıllık maliyetlerin yanı sıra yıllık yazılım güncellemelerinin ekstra masrafıdır. Ayrıca, dosyalarınız otomatik olarak bulutta kaydedilmediğinden, uygun bir yedekleme sisteminizin olduğundan emin olmanız size bağlıdır. Başka bir olası olumsuz, kendi kendine barındırılan tüm sistemlerin hem Windows hem de Mac bilgisayarlarda çalışmamasıdır; birçoğu sadece biri veya diğeri ile uyumludur.

Bulut Tabanlı Doküman Yönetim Sistemi

Bulut tabanlı yazılım, sağlayıcınız tarafından barındırılır ve çevrimiçi olarak kuruluşunuz tarafından erişilebilir duruma getirilir. Genellikle, bulut tabanlı çözümler tüm bakım ve yazılım güncellemelerini içeren aylık veya yıllık bir ücret alır. Seçtiğiniz sisteme ve gereksinim duyduğunuz özelliklere bağlı olarak, bulut tabanlı sistemler için fiyatlandırma kullanıcı başına aylık birkaç dolardan veya 100 dolardan fazla olabilir.

Artıları: En büyük yararı, yazılımı yüklemek ve düzgün çalışmasını sağlamak için bir BT ekibine ihtiyaç duymamanız ve yüksek ön maliyetler olmamasıdır. Ayrıca, bu sistemlere çevrimiçi erişimi olan herhangi bir yerden erişebilirsiniz ve dosyalarınızı otomatik olarak bulutta kaydettiği için yedeklemeniz gerekmez.

Eksileri: Sistemi çalışır halde tutmak için sağlayıcınızın insafına kalıyorsunuz. Sağlayıcınızın veri merkezinde bir sorunu varsa, durum çözülene kadar dosyalarınıza erişmenizi engelleyebilir. Ayrıca, internet bağlantınız başarısız olursa, dosyalarınıza erişemezsiniz. Bulut çözümleri ayrıca tipik olarak depolama sınırlarına sahiptir.

@@298@@

Doküman Yönetim Sistemi SSS

doküman yönetim sistemleri geniş ve karmaşık olabilir. Nereden başlayacağınızdan hala emin değilseniz, bu sık sorulan soruların listesini düşünün.

S: Doküman yönetim sistemleri sadece büyük kuruluşlar için değerli mi yoksa küçük işletmeler de onlardan yararlanabilir mi?

C: Büyük kuruluşların yaptığı çok sayıda dosyaya sahip olmasalar da, küçük işletmeler hala doküman yönetim sistemlerinden yararlanabilir.

S: Genellikle doküman yönetim sistemlerine, doküman yönetim yazılımlarına ve doküman yönetim çözümlerine referanslar görüyorum. Farklılıklar nedir?

C: Farklı isimlere rağmen hepsi aynı görevi yerine getiriyor. Terimler, aynı platformları tanımlamak için birbirlerinin yerine kullanılabilir.

S: Bulut depolama ile bulut tabanlı doküman yönetim sistemleri arasındaki fark nedir?

C: Bulut depolama, dokümanları bulutta barındırmak için basit bir yer görevi görürken, bulut tabanlı doküman yönetim sistemleri, işletmelerin önemli dokümanlarını yönetmelerine yardımcı olmak için çok daha güçlü çözümlerdir.

S: Sistemde saklanan dokümanları nasıl alıyorsunuz?

C: Dosyaları bilgisayarınızdan yüklemek ve kağıt dokümanları doğrudan sisteme taramak gibi çeşitli yöntemler eklemeniz gerekir.

S: Dokümanları dosyalandıktan sonra nasıl buluruz?

C: Bu sistemler, dosya başlığını, yazarın adını ve sisteme ne zaman eklendiğini de dahil olmak üzere dokümanları hızlı bir şekilde bulmak için birçok yol sunar. Ek olarak, bu çözümlerin birçoğu her dosyada veya dosya türünde içerik aramanıza izin verir.

S: Doküman yönetim sistemleri, kullandığım diğer programlarla uyumlu çalışır mı?

C: Çoğu sistem Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks ve diğer popüler programlar için entegrasyonlara sahiptir. Bazılarında özelleştirilmiş entegrasyonlara izin veren bir uygulama programlama arayüzü (API) de bulunur.

S: Sizi daha düzenli tutmanın yanı sıra, doküman yönetim sistemleri işinizi başka şekillerde yapmanıza yardımcı olabilir mi?

C: Evet ve bir yönüyle işletmelerin ödevleri ve projeleri takip etmelerine yardımcı olan iş akışı araçlarıyla. Bazı sistemlerde bulunan bu araçlar, belirli görevlerde çalışma zamanı geldiğinde çalışanlara bilgi verir ve görevlerin bir çalışanın gelen kutusunda asla kaybolmamasına yardımcı olur.

S: Doküman yönetim sistemlerinde, tüm kullanıcılar her dosyaya erişebiliyor mu?

C: doküman yönetim sistemlerinin çoğu, hangi çalışanların hangi dosyalara erişebileceğini kontrol edebilen güvenlik kısıtlamalarına sahiptir. Bu, çalışanların yalnızca sahip olması gereken dokümanları görmelerini sağlar. Örneğin, personel sözleşmeleri, kuruluşun her üyesi yerine, yalnızca İK personeli için geçerli olacak şekilde ayarlanabilir.

S: Bir hacker benim işime saldırırsa ne olur? Sistemde depolanan dosya ve dokümanlar tamamen kayboluyor mu?

C: Bulut tabanlı çözümlerin en büyük yararı, verilerinizin şirket dışında güvenle depolanmasıdır.Şirket içi çözümler genellikle kendi sunucularınıza ve depolamanıza dayanır, ancak tüm verilerinizi yedeklemek önemlidir.

@@373@@

Bir Doküman Yönetim Sisteminde Neler Aranmalı?

Bir doküman yönetim sistemi seçerken, göz önünde bulundurmanız gereken birkaç temel özellik vardır. İhtiyaçlarınızı, iletişim kurduğunuz herhangi bir satış temsilcisi ile görüşün ve teknik şartnameleri ve fiyatlandırmayı yazılı olarak aldığınızdan emin olun. Düşündüğünüz herhangi bir doküman yönetim sisteminin aşağıdakileri içerdiğinden emin olmanızı öneririz:

• Dosya yapısı:Sistem, dolap çekmecesi klasörü yaklaşımı gibi, kullanıcılara anlamlı gelen, kullanımı kolay bir dosya yapısı sunmalıdır.

• Arama:Dosyaları hızlıca bulmak için çok çeşitli seçenekler istiyorsunuz. Yalnızca dosya adına göre değil, aynı zamanda dosya içindeki içeriğe, en son değiştirilme tarihine, dosya türüne ve daha fazlasına göre arama yapabilmelisiniz.

• Kullanım kolaylığı:Sistem, çalışanların kullanması için basit olmalıdır. Çok zorsa, günlük işlemlerinizi bozacak ve karışıklığa yol açacak olan personelden tam bir katılım alamazsınız.

• Mobil erişim:Akıllı telefon ve tabletlerden her zaman erişilebilen bir doküman yönetim sistemi istiyorsunuz.

• Entegrasyon:Sistem, e-posta istemcisi ve müşteri ilişkileri yönetimi yazılımı gibi zaten kullandığınız programlarla kolayca entegre olmalıdır. Herhangi bir çözümü bir satış temsilcisi ile tartışırken açık API'ler hakkında bilgi isteyin.

• Tarama:Çözüm, çok çeşitli tarayıcılarla uyumlu olmalıdır.

• Güvenlik:Sistem, belirli klasörleri ve dosyaları kimin görebileceğini kısıtlamanıza izin vermelidir. Çalışan tarafından erişim izinlerini ayarlayabilmelisiniz.