Kategori : Doküman Yönetim Sistemleri

Eğer 2017 yılında doküman yönetimi piyasasındaysanız, cevap vermeniz gereken ilk soru işletmenizin içinde bir sistem mi yoksa bir bulut sistemi mi istediğiniz olacaktır. Her iki seçenek elektronik dokümanlerinizi depolamak ve düzenlemek için bir çerçeve oluştursa da, her birinin kendi avantajları ve dezavantajları vardır. Kılavuzumuz, kendi kendine barındırılan ve bulut barındıran doküman yönetim sistemlerinin yanı sıra içerdiği özellikleri ve sundukları avantajlar arasındaki farkları anlamanıza yardımcı olacaktır. Buna ek olarak, kılavuz bir  belge yönetim sistemi seçerken ne arayacağımıza ilişkin ipuçları sunar.

Doküman Yönetim Sistemi Nedir?

Doküman yönetim sistemleri, tüm dijital ve kağıt dokümanleri düzenlemek için bir çerçeve oluşturan elektronik dosyalama dolaplarıdır.

Bu sistemler, kağıt belgeleri dijital sürümlere dönüştüren tarayıcılarla birlikte çalışır.

Gelişmiş arama motorları sayesinde doküman yönetim sistemleri, herhangi bir dokümana veya dosyaya hızlı erişim sağlar.

  @@298@@

Bu sistemleri kullanabileceğiniz işlevler şunlardır:

• Kelime işlem dosyaları, e-postalar, PDF'ler ve elektronik tablolar da dahil olmak üzere çeşitli doküman türlerini saklama
• Bireysel bir anahtar kelimeyle dosyaların tüm kitaplığını arama
• Belirli belgelere erişimi kısıtlama
• Belgeleri ve zamanı kimin görüntülediğini izleme
• Belgelere yapılan düzenlemeleri izleme
• Düzenlenen belgelerin önceki sürümlerini alma
• Eski belgeler silindiğinde denetleme ve düzenleme
• Belgelere mobil cihazlar üzerinden erişme, bunları düzenleme ve paylaşma

Uzmanlar ne diyor: Doküman yönetimi çözümleri sağlayıcısı Lucion Technologies'in CEO'su Jeff Pickard, bu sistemlerin işletmelerin tüm kağıt ve dijital dosyalarını ofisteki herkesin erişebildiği tek bir merkezde düzenlemesine yardımcı olduğunu söyledi.

Pickard, Business News Daily'ye "Şirketlerin her gün ev ofislerine veya iş alanlarına giren tüm evrak ve elektronik dosyalara ayak uydurmaları bir zorluk" dedi. "Genellikle süreç yavaş başlar - burada bir e-posta, orada bir makbuz, gelen faturalar ve müşteri yazışmaları ilk adımlardır. Ve farkına varmadan, bir kağıt dağı oluşur ve ihtiyaç duyduğunuz belgeleri bulmanın hiçbir yolu yoktur. "

Artık bir doküman yönetim sisteminin ne olduğunu bildiğinize göre, kendi kendine barındırılan veya bulut tabanlı bir çözümün ihtiyaçlarınıza en uygun türden olduğuna karar vermeniz gerekir. Her iki sistem aynı özellikleri sunuyor, ancak birkaç önemli farklılığa sahipler.

@@375@@

Kendi Kendine Barındırılan Doküman Yönetim Sistemi

• Tüm yazılımlar şirketinizin kendi sunucularında saklanır.
• Kendi kendine barındırılan sistemler, sunucunuzun izin verdiği kadar çok sayıda doküman ve dosya depolamanızı sağlar.
• Yazılım, kısmen, kullanıcıların sayısına dayanan bir defalık maliyetle birlikte gelir. Kendiliğinden barındırılan sistemler genellikle en azından birkaç bin dolara mal olur. Bazı sistemler, yazılım için başlangıç ücreti ve ayrıca her kullanıcı için lisans ücreti talep etmektedir. Buna ek olarak, bazıları bir kurulum ücreti talep etmektedir.
• Kendi kendine barındırılan sistemlerle, devam eden destek ve yazılım güncellemeleri için isteğe bağlı olarak yıllık ücret alınmaktadır.

Artılar: Kendi kendine barındırılan bir doküman yönetim sisteminin en büyük yararı, sisteminizi her zaman kontrol altında tutmanız ve başkasına bağımlı olmamanızdır. Internet'e de bağımlı değilsin. Çevrimiçi bağlantınız kesilirse, belgelerinizin tümüne yine de erişebilirsiniz.

Eksiler: Dezavantajı, büyük ön-maliyetlerin yanı sıra, yazılım güncellemeleri için ödeme yapmak zorunda kalmanızın ilave yıllık giderinden kaynaklanıyor. Ayrıca, dosyalarınız bulutta otomatik olarak kaydedilmediğinden, uygun bir yedekleme sisteminiz olduğundan emin olmanız da size kalmış. Olası bir diğer olumsuzluk ise, kendiliğinden barındırılan sistemlerin tümünün Windows ve Mac bilgisayarlarıyla çalışmamasıdır. Birçoğu yalnızca biriyle veya diğeriyle uyumludur.

Kullanıcılar ne dedi: BuzzCouponCodes.com'un kurucusu ve CEO'su Sean Wingad, kendini barındıran doküman yönetim sistemlerinin orta ve küçük ölçekli işletmeler için iyi bir çözüm olduğunu söyledi. Kendini barındıran sistemleri kullandığını, çünkü kritik verileri üzerinde tam kontrol yaparken yönetim süresini azalttığını, üretkenliği artırdığını ve tasarruf ettiğini söyledi.

@@297@@

Bulut Tabanlı Doküman Yönetim Sistemi

• Tüm yazılımlar sağlayıcınız tarafından barındırılmakta ve çevrimiçi olarak erişilmektedir.
• Bu sistemlere, İnternet'e bağlı herhangi bir bilgisayardan veya mobil cihazdan giriş yapabilirsiniz.
• Her kullanıcı için aylık ücret ödersiniz. Sağlayıcılara, seçtiğiniz özelliklerin sayısına ve istediğiniz depolama alanına bağlı olarak, maliyetler birkaç dolardan kullanıcı başına 100 dolara kadar değişebilir.
• Sistemin sağlayıcısı, ek bir ücret ödemeden tüm yazılım güncellemelerini ve bakımı yapar.

Artılar: En büyük avantajı, yazılımı yüklemek ve düzgün çalışmasını sağlamak için bir BT ekibine ihtiyaç duymamanız ve büyük bir ön-maliyetin bulunmamasıdır. Ayrıca, bu sistemlere çevrimiçi erişime sahip herhangi bir yerden erişebilirsiniz; dosyalarınızı otomatik olarak bulutta saklandıklarından, dosyalarınızı yedekleme konusunda endişelenmeyeceksiniz.

Eksiler: Dezavantajı, sisteminizi çalıştırmak için sağlayıcınızın merhametine kalırsınız. Sağlayıcınız veri merkeziyle ilgili bir sorun yaşarsa, durum çözülünceye kadar dosyalarınıza erişmenizi engelleyebilir. Buna ek olarak, İnternet bağlantınız başarısız olursa, dosyalarınıza erişemezsiniz. Bulut çözümleri ayrıca bir depolama alanı sınırına sahiptir.

Kullanıcılar ne dedi: FlexJobs CEO'su ve kurucusu Sara Sutton Fell, tüm dosyalarını dijital olarak ve bulutta saklamanın belgelerini bulunduğu her yerde almasını sağladığını ve bu da uzaktan çalıştığından özellikle önem taşıdığını söyledi.

Sutton Fell, "Fiziksel olarak nerede çalışıyor olursanız olun, tüm belgelerimize erişebilmek şaşırtıcı" dedi. "Öğleden sonra bir konferansa veya hatta bir kafeye gidersem bütün belgelerim benimle gelir" dedi.

Doküman Yönetim Sistemleri SSS

Hala hangi doküman yönetim sistemini seçeceğiniz konusunda karar veremediniz mi? Sorun yok. İşte biraz daha netlik sağlayabilecek bazı sorular ve cevaplar.

• Doküman yönetim sistemleri yalnızca büyük kuruluşlar için değerli mi yoksa küçük işletmeler de bunlardan fayda sağlayabilir mi?
• eFileCabinet'in CEO'su Jesse Wood'a göre, büyük kuruluşların yaptığı çok sayıda dosyaya sahip olmamasına rağmen, küçük işletmeler hala doküman yönetim sistemlerinden yararlanabilir.

Wood, "Bir doküman yönetim sistemi, şirketlerin büyüklüğü ne olursa olsun, işletmelerin kendi endüstrilerinde daha etkili olabilmeleri için mükemmel bir yoldur" dedi.

• Sık sık doküman yönetim sistemleri, doküman yönetimi yazılımı ve doküman yönetimi çözümlerine referanslar görüyorum. Farklılıklar nelerdir?
• Farklı isimler olmasına rağmen, hepsi aynı görevleri yerine getirmektedir. DocuWare'in pazarlama iletişim direktörü Mary Williams, farklılıkların semantik bir konudur dedi.

Williams, "Sektörümüz, halkı kafa karıştırmak için iyi bir iş çıkarıyor çünkü orada pek çok terim birbirinin yerine kullanılabilir" dedi.

• Bulut depolama ve bulut tabanlı doküman yönetim sistemleri arasındaki fark nedir?
• Wood, Bulut depolaması basitçe bulutta ev belgelerine yer vermekle birlikte bulut tabanlı doküman yönetim sistemleri, işletmelerin önemli belgelerini yönetmesine yardımcı olmak için çok daha sağlam bir çözüm oluşturduğunu belirtti.

"Sadece bir depolama havuzu olarak bulut depolama birimi, denetim izleri, kullanıcı izinleri, şablon oluşturma, sürüm oluşturma ve banka sınıfı şifreli dosya paylaşımı biçiminde bir doküman yönetim sisteminin işbirliği, güvenlik ve çeşitli otomasyon özelliklerinden yoksun" dedi.

• Sistemde depolanan belgeleri nasıl elde edersiniz?
• Dosyaları bilgisayarınıza yükleyerek ve kağıt belgeleri doğrudan sisteme tarayarak eklemenin birkaç yolu vardır.

Pickard, tarama özelliklerinin bir sistemin büyük bir parçası olduğunu söyledi.

"Şimdi, tarama yalnızca birkaç saniye sürüyor ve doğru teknoloji paketini alırsanız, tarama yaparken PDF gibi evrensel bir biçimde otomatik olarak düzenlenebilir, anahtar kelime aranabilir dosyalar oluşturabilirsiniz" dedi. "İyi bir tarama çözümü bile, toplu taramayı kolaylaştırıyor, ayrı belgelerin nereden başlayıp bitirileceğini ve bir sanal dosya katibi gibi doğru klasöre gönderilmesini kolaylaştıracak".

• Dosyaları iptal ettikten sonra sistemdeki belgeleri nasıl buluyorsunuz?
• Bu sistemler, dosyanın başlığını, yazarın adını ve sisteme ne zaman eklendiğini de dahil olmak üzere dokümanları hızla bulmak için çeşitli yollar sunar. Buna ek olarak, bu çözümlerin birçoğu her dosya içindeki içeriği aramanıza izin verir.

Pickard, "Entegre arama özelliklerine sahip bir çözüm bulursanız, belgeleri açmadan önce doğru dosyaya sahip olduğunuzdan emin olmak için birkaç saniye içinde belgeleri hazırlamak için bir anahtar kelime araştırması yaparsınız (ve almanız gerekir)." Dedi.

• Doküman yönetim sistemleri, halihazırda kullandığım diğer programlarla birlikte çalışıyor mu?
• Çoğu sistemde Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks ve bir dizi diğer popüler program için entegrasyon özelliği bulunsa da, bazıları özelleştirilmiş entegrasyonlara izin veren bir uygulama programlama arabirimini (API) içerir.

"Açık bir API'ye sahip bir doküman yönetimi teknolojisi, bu sistemi belirli girişimlerine daha da uyarlamak isteyen kuruluşlara da genişletmektedir" diye belirtti Wood.

• Sizi daha düzenli hale getirmenin yanı sıra, doküman yönetim sistemleri, işi başka şekillerde yapmanıza yardımcı olabilir mi?
• Evet, işletmelerin atamalarını ve projelerini takip etmesine yardımcı olan iş akışı araçları ile bir yol var. Bir doküman yönetim sistemi olan LSSP Corporation'ın proje yöneticisi Errick Anthony, bazı sistemlerde yer alan bu araçlar, belirli görevlerde çalışmak için zamana geldiğinde çalışanları bilgilendirdiklerini ve çalışanların kutusunda hiçbir zaman kaybolmaması için yardım ettiklerini belirtti.

Anthony, "İş akışı, bir kişiye veya bir gruba işlemin tamamlanması için bir dosyanın yapılması gerektiğini bildirebilme yeteneği anlamına geliyor" dedi. "İş akış yönetimi, bu dosyaların bir yönetici tarafından izlenip yönetilebilmesini de içerir."

• Doküman yönetim sistemleri ile tüm kullanıcılar tüm dosyalara erişebilir mi?
• Çoğu doküman yönetim sistemi, hangi çalışanların hangi dosyalara erişebildiğini kontrol edebilen güvenlik kısıtlamalarına sahiptir. Bu, çalışanların yalnızca gereken belgeleri görmelerini sağlar.

Anthony, "Güvenlik doküman yönetim sisteminde hayati bir rol oynamaktadır" dedi.

• İşletmemin başında bir felaket gelirse ne olur? Sistemde saklanan dosyalar ve belgeler sonsuza kadar kaybolur mu?
• Bulut tabanlı çözümlerin en büyük yararı, verilerinizin güvenli bir şekilde dışarıda depolanmasıdır.

Anthony, "Doküman yönetimi sistemleri, yedeklemelerinizin nadiren hasar görmesi ya da yerinize zarar vermemesi durumunda öncül olarak saklandığı için anında bir iş-acil durum planını mümkün kılar" dedi.

Doküman Yönetim Sistemi Kullanıcı Avantajları

Konuştuğumuz işletmeler bu sistemlerin kullanılmasında bir takım avantajlar bildirdiler. İşaret ettikleri en büyük artılardan bazıları:

• Kolay erişim:com'un CEO'su ve kurucusu John Bustrum, bu tür bir yazılımın bulunduğunu ve artık bir sürü dosyanın masasına yüklenmesini istemediğini söyledi. Bunun yerine, müşteriler aradıklarında, bilgisayarında ihtiyaç duyduğu belgeleri anında bulabilir.
• Kolay arama: One Team Consulting'in kurucusu Karen Walker, şirketinin belgelerinde kolayca arama yapmanın büyük bir fayda sağladığını söyledi. Sunumları ve notları hızlı bir şekilde arama ve alma becerisinin çok değerli olduğunu söyledi.
• Daha iyi işbirliği: Egghead Bilim Akademisi'nin kurucusu Gary Tuch, belgelerin basılı kopyalarını çıkartmak çalışanların birbirleriyle çalışmasını kolaylaştırdığını belirtti. Birden fazla çalışan bir belgeden çalışırken ve düzenleme durumlarında, belge yönetim sistemleri işçilerin daima en güncel kopyaya sahip olmalarını sağlıyor. Tuch, çalışanlar baskı revizyonlarında zaman kaybetmemekte veya mevcut sürüme sahip olduklarından emin olmak için iki kez kontrol ediyorlar, diye ekliyor.

Artan Güvenlik: Indiana merkezli Data Management Shredding, Inc. genel müdürü Andrew Southard, artan güvenlğin doküman yönetimi çözümlerini kullanmanın büyük bir avantajı olduğunu belirtti. Teknoloji, şirketine her belgeyi kimlerin izlediğini ve düzenlediğini izleyebilme seçeneği ve hangi çalışanların hangi dosyalara erişebileceğini belirleme seçeneği verdiğini söyledi.

Yerden kazanç: Digital Office Solutions'ın sahibi olan Randy Jourgensen, dijital sürümler için kağıt belgelerinin alışverişinde bulunarak muazzam miktarda fiziksel alanı biriktirebileceğini söyledi. Ofisini 15 yıldan daha önce kağıtsız bir ortama dönüştürdükten sonra, Jourgensen daha önce dosya saklama için kullanılan alanı, gelir elde edebilen alana dönüştürmeyi başardığını belirtti.

Felaketten kurtarma: Spitfire Innovations'ın başkanı ve baş danışmanı Alan Baker, belgelerinin hepsinin fiziksel dosyalama dolaplarında saklandığı işletmeler, bu kağıtların yok olma riski ile karşı karşıya kalabileceğini veya bir felaketin ortaya çıkması durumunda işyerinin erişimini kaybedebileceğini söyledi Bir su borusu patlarsa ya da bir yangın çıkarsa, işletme sahipleri eleştirel belgeleri çevrimiçi olarak depolandığı ve herhangi bir yıkıma uğratılmadığı için hala çok az etki yapabilir.

  @@42@@

Doküman Yönetim Sisteminde Ne Aranmalı

Uzmanlarımıza, bir doküman yönetimi çözümü seçerken küçük işletmelerin aramaları gereken en önemli özelliklerden ve işlevlerden bazılarını düşündüklerini vurgulamalarını istedik.

• Dosya yapısı: Sistem, dolap-çekmece-klasör yaklaşımı gibi kullanıcılara mantıklı kolay bir dosya yapısı sunmalıdır
• Arama: Dosyaları hızla bulmak için çok çeşitli seçenekler istersiniz. Sadece dosyanın adıyla değil, aynı zamanda dosyanın içeriğinde de arama yapabilmelisiniz.
• Kullanım Kolaylığı: Sistem, çalışanların kullanması için basit olmalıdır. Eğer çok zor olursa, personel tam olarak katılım gösteremez, bu da sistemin daha az etkili olmasını sağlayacaktır.
• Mobil erişim: Akıllı telefonlar ve tabletler aracılığıyla erişilebilen bir doküman yönetim sistemi istiyorsanız.
• Entegrasyon: Sistem e-posta istemciniz ve müşteri ilişkileri yönetimi yazılımı gibi halihazırda kullandığınız programlarla kolayca entegre olmalıdır.
• Tarama: Çözüm, çok çeşitli tarayıcılarla uyumlu olmalıdır.
• Güvenlik: Sistem, belirli klasörleri ve dosyaları kimlerin görebileceğini kısıtlamanıza izin vermelidir. Çalışanlar tarafından erişim izinlerini ayarlayabilmelisiniz.

Artık kullanılabilir doküman yönetim sistemlerinin türlerini ve bunların her birini ne sunduğunu bildiğinize göre, sizin için en iyi çözümü belirlemeniz gerekir.