Kategori : Doküman Yönetim Sistemleri

Doküman Yönetim Sistemleri

Doküman yönetim sistemleri, adından da anlaşılacağı gibi, dokümanların yayınlanmasında, depolanmasında, endekslenmesinde ve alınmasında yardımcı olan sistemlerdir. Ayrıca elektronik belge yönetim sistemi, EBYS olarakda adlandırılmaktadırlar. Her ne kadar bu sistemler neredeyse sadece açık bilgi ile uğraşsalar da , bir kuruluşun uğraşması gereken dokümanların hacmi bunları yararlı ve hatta bazı durumlarda zorunlu kılar. Genellikle bunlar içerik yönetim sistemlerinin bir parçasıdır.

Genellikle, bir doküman yönetim sistemi aşağıdaki işlevleri içerecektir:

Tarama

Kağıt dokümanların doküman yönetim sistemi tarafından kullanılabilmesi için bunların taranması gerekir. Bu işlemi yapmak zorunda olan ve çok sayıda kağıt dokümana sahip olan şirketler için zaman alıcı ve pahalı olabilir.

@@364@@

Meta verileri kullanarak sınıflandırma

Meta veriler (verilerle ilgili veriler) daha sonra alınabilecek şekilde dokümani tanımlamak için kullanılır. Anahtar kelimeler, tarih, yazar vb. İçerebilir. Kullanıcıdan genellikle bu meta verileri girmesi istenir veya sistem bunu dokümandan çıkarabilir. Optik karakter tanıma, taranan resimlerdeki metni tanımlamak için kullanılabilir.

İndeksleme

Birçok farklı form vardır ve iyi bir indeksleme sistemi çok önemlidir. İndeks işlevi meta verileri kullanır.

Arama ve Bulma

Doküman yönetim sisteminin arama fonksiyonu en önemli unsurlarından biridir. Arama işlevleri, Dökümanın meta verilerindeki öğelere göre arama yapmaya veya anahtar kelimeler / ifadeler için asıl dokümanı arayarak ve alaka düzeyini belirlemek için semantik analiz kullanarak aramalara izin vererek daha fazla veya daha az karmaşık olmasına yardımcı olur.

Versiyonlama

Farklı doküman versiyonlarının saklanması ve yönetimi , sık güncelleme gerektiren dokümanlar için faydalıdır. Yetkili kullanıcıların önceki sürümlere dönmelerini sağlar.

@@298@@

Yönetim ve güvenlik

Herhangi bir BT sisteminin düzenlenmesi ve denetlenmesi  Kullanıcılar, yalnızca seçilen kullanıcılar / yöneticiler için daha hassas işlevler / Dökümanlar bulunduğundan, farklı düzeylerde yetkilendirme gerektirir. Doküman yönetim sistemlerinde de aksilik durumunda yedekleme sistemleri olacaktır.

Bunun ötesinde, çoklu platform desteği, çoklu / özelleştirilebilir arayüzler, iş akışı modülleri, dosya / format dönüşümleri vb. Dahil olmak üzere bir dizi olası özellik içerebilirler. Fiyatlar buna göre değişir ve çözümler organizasyonel gereksinimlere özenle uymalıdır. 

Elektronik olmayan sistemlerle karşılaştırıldığında, doküman yönetim sistemleri düşük işletme maliyetleri, daha yüksek verimlilik ve geri alma hızı, daha yüksek tutarlılık ve daha fazla güvenlik sunar (hem dosya yedekleme hem de güvenlik önlemleri açısından). Her biri kendi güçlü ve zayıf yönleri olan yüzlerce sistem var. Dikkate alınacak noktalar şunlardır: satın alma / ayarlama maliyetleri, özellik türleri, eğitim, bakım, kullanım kolaylığı vb. Her birini özel ihtiyaçlarınız ve kurumsal süreçleriniz ışığında değerlendirdiğinizden emin olun.