Kategori : Doküman Yönetim Sistemleri

Aniden patronunuzdan acil bir e-posta geldiğinde masanızda oturuyorsunuz. Acil olarak bir toplantıda kullanılmak üzere ihtiyaç duyulan kritik politika belgesinin son halini talep ediyorlar. Panik yok, kolayca şirketinizin belge paylaşım sürücüsünde bulabilirsiniz. Departman klasörünüzle başlayan ve çatallanarak ilerleyen muhtemel yerlere bakarak başlaması gerektiğini düşünüyorsunuz - şanssız. Hiç sorun değil, sadece öngörülebilir bir başlık yazarak, belgeyi bulmak için arama kutusunu kullanacaksınız. Aramanız için pek çok belge eşleşmesi var ancak bunların hiçbirinin aradığınız döküman olmadığını biliyorsunuz. Panik devreye girdi ve patronunuz şimdi toplantıya geç kaldığı için masanızda bulunan telefonunuzu arıyor.

Şirketimizin “paylaşılan” ağ klasörlerini düzenlediğimizi düşündüğümüz gibi sezgisel olarak hepimiz oradaydık, belgeler kayboluyor ve hayal kırıklığı yaşanıyordu. Belgelerin, görüntülerin, dosyaların, varlıkların eski sürümlerini arşivlemeyi veya silmeyi ihmal etmiyor vb. veya klasör yapısı için kafa karıştırıcı adlandırma düzenini düzenleyen çalışanlar işe almıyorduk- mesele şu ki, bu eski belge / varlıkları düzenlemek ve yönetmek, şirketiniz için işe yaramaz ve size pahalıya mal olur.

Neyse ki, daha kolay bir yolu var. Doküman yönetimi sistemi , kurumların tüm dokümanlarını intranetlerini veya diğer dijital varlık yönetimi yazılımlarını kullanarak tek bir merkezi konumda saklayabilmelerini ve izleyebilmelerini sağlar.

Doküman yönetim sisteminin bir kuruluşun verimliliğini ve zaman maliyet tasarrufunu en üst düzeye çıkartan birçok yararı vardır: Kuruluşunuzun sağlıklı  bir Doküman yönetimi sistemine ihtiyaç duymasının beş nedeni:

@@83@@

1) İŞBİRLİĞİ VE İLETİŞİMİ ARTIRIN

Bir Doküman yönetim sistemine sahip olmak, çalışanlar arasında, özellikle coğrafi konumlarda daha hızlı ve kolay işbirliğini teşvik eder. Belgelere hızlı bir şekilde erişebilme ve bunları bir intranet gibi çevrimiçi bir çalışma alanında paylaşma yeteneğine sahip olarak, kullanıcıların aynı proje üzerinde sorunsuz bir şekilde birlikte çalışmasına olanak tanır. İntranet yazılımınıza dahil olan diğer paydaşların katılımı özellikler sayesinde, bu belgeler şirket genelinde çalışanlar arasında kaydedilip paylaşılabilir

2) GÜVENİLİR BELGE SÜRÜM KONTROLÜ

Büyük kuruluşlar için, güncellenmiş belgeleri korumak ve bilgileri güncel tutmak çoğu zaman zor olabilir. Şİrketler,  bir Doküman yönetim sistemine geçmeden önce sık sık bu problemle karşılaştılar . Doküman yönetim sistemi  sayesinde dokümanları takip etmek ve güncel tutmak kolaydır. Kullanıcılar bir dokümanı yükleyebilir, daha sonra intranet üzerinden güncellemeleri ve sürümleri çevrimiçi olarak yönetebilirler. Döküman yönetimi özelliği, belgeleri daha iyi organize etmek ve korumak için otomatik bir arşiv ve temizleme işlevi içerir .

3) ZAMAN MALİYETİ ve zamandan TASARRUF

Hiç "zaman=para" dendiğini  duymuş muydunuz? Yukarıdaki senaryomuza geri dönersek, belirli bir belgeyi bulmak çok uzun sürdü, patron toplantıya geç kaldı. Bu organizasyona çalışma saatlerinde ve masrafları yüksek olan ve doğru kararları vermek için en iyi bilgiyi sağlayan yöneticileri silahlandırmadan verebileceği olası hatalara mal oluyor. Tüm bu belgeleri  şirket intranetinizde düzenleyip dosyalayarak, doğru bilgileri bulmayı çok daha kolay ve daha hızlı hale getirir. Birkaç fare tıklamasıyla, belge kategorisine göre bulunabilir ve kullanılabilir.Hızlı Bağlantılar  özelliği ile  popüler veya önemli belgelere intranet ana sayfası üzerinden tek tıkla arayıp ulaşabilirsiniz ve bu sizin dökümana erişiminizi daha hızlı hale getirir.

4) ERİŞİLEBİLİRLİĞİ KOLAYLAŞTIRIR

Evden çalışan veya iş için seyahat eden daha fazla sayıda insanla , ofiste olmadıklarında, belirli belgelere veya şirketin stratejik belgelerine erişimleri çok önemlidir . Bazıları bunun kolayca kağıt belgelerle yapıldığını iddia etse de, uçuşunuzun yarısında ofisinde bir şey unuttuğunuzu farketme ihtimaliniz hala var ve bu sıkça yaşanan bir kaza. Bu belgelerin çevrimiçi olarak ve her yerden erişilebilir olması daha verimlidir ve çok fazla zaman ve stres tasarrufu sağlayabilir. Gelişmiş doküman yönetim sistemi yazılımları ile Mobil internet uygulaması üzerinden  size konum farketmeksizin belgelere ulaşma olanağı sağlar. Özellikle belli bir belgeyi daha da kolay elde edilebilir yapmak, mobil cihazınızdan indirilebilen intranet uygulaması ile mümkündür.

@@1384@@

5) VERİMLİLİĞİ ARTIRMAK

Dökümanları yüklemek, düzenlemek, izlemek ve paylaşmak Belge yönetimi sistemiyle yarı zaman alır . Bu nedenle çalışanların daha üretken ve sonuçta daha verimli olmalarını sağlar. Birkaç farklı belge dolabından belge aramak için harcanan zaman artık daha fazla iş yapmak için kullanılabilir. İntranet, şirketin tüm belgelerini ve verilerini dijital olarak organize bir yerde saklamasını sağlar. Bu, intranete izin verilen herhangi bir bilgisayardan veya mobil cihazdan erişilebilir.

6) HERKESİ GÜNCEL TUTUN

Dökümanlarınız sürüm kontrolü işlevi kullanılarak güncellendiğinde, bir sonraki personelinizin oraya girmesini ve yeni- güncel dökümanı okumasını sağlar. Döküman yönetim sistemi ile güncel bilgi erişimi politikanızdan tüm çalışanları haberdar edebilirsiniz. Doküman yönetim sistemine girişte onların kuralları okuyup onaylamasını sağlayabilirsiniz. Böylece tüm çalışanlarınız, güncel veri politikinıza ulaşabiliyor olacaktır.

 Onlara son bir tarih bile verebilirsin. İlk istemi görmezden gelmeye karar verirlerse, bidahaki girişlerinden otomatik olarak görmelerini sağlayabilirsiniz. Bu unutmayacaklarını garanti eder. İstediğiniz zaman, kimin onayladığını kontrol etmek ve görmek için veri politikası yardımı alanına girebilirsiniz. Bu nedenle, eğer% 100 tamamlanmadıysanız, son tarihe ulaştığınızda, tam olarak neyi takip edeceğinizi bilirsiniz.

Artık “e-postayı görmedim”, ”politikanın değiştiğini bilmiyordum” veya “Kimse bana söylemedi” diye mazeretler olmayacak. Herkes aynı sayfada ve güncel olacak.

@@373@@

BİZİMLE PAYLAŞIN

İntranetinizde sağlam ve kapsamlı döküman yönetimi sistem özelliğini nasıl kullandığınıza dair örnekler var mı? Veya doküman yönetim sisteminin size ve kuruluşunuza nasıl yardımcı olduğunu gösteren örnekler var mı? Sistembul.com ziyaterçilerinden doküman yönetim sistemlerini araştıran ziyaretçiler i bunu duymayı çok ister. Lütfen hikayelerinizi bizimle paylaşın ve  aşağıya yorum yapın